In digitaler Form liefert der Grundrissplan die ideale Basis für eine maßstäbliche Gestaltung der Raum- und Bestuhlungsplanung.

Liegt der Grundrissplan – im besten Fall – als DXF- oder DWG-Datei vor, kann er in die meisten Software-Programme problemlos importiert werden. Falls nicht (z. B., wenn lediglich PDF- oder JPG-Dateien vorhanden sind), bieten viele Software-Anbieter die Möglichkeit an, in Dienstleistung den Grundrissplan im CAD-Format zu erstellen.

Einige Anbieter erledigen sogar die Aufmaß-Erstellung der Räumlichkeiten, falls gar keine Pläne vorhanden sind. Im Zweifelsfall also einfach mal anfragen!

Der große Vorteil der digitalen Pläne: Sind sie einmal erstellt, können sie jederzeit wiederverwendet oder mit nur geringem Aufwand verändert werden. Gute Programme liefern zusätzlich auch Informationen zu den Richtlinien der Muster-Versammlungsstätten-Verordnung (MVStättVO).

Eine integrierte Bibliothek mit entsprechenden Piktogrammen aus den Bereichen Brandschutz-, Gebots-, Rettungszeichen usw. sollte enthalten sein. Diese Piktogramme können dann als Bilddatei direkt in die Zeichnung eingefügt werden

Für die Veranstaltungstechniker und für eine genaue Kalkulation ist eine Inventarliste der gesamt benötigten Stühle, Tische und anderem Inventar von großer Bedeutung. Diese sollte auf Knopfdruck generiert werden können.

Einige Software-Unternehmen bieten sowohl 2D- als auch 3D-Software an. Hierbei wird meist die fertige 2D-Planung mit wenigen Mausklicks in eine anschauliche 3D-Präsentation verwandelt. Wer also auch 3-dimensional arbeiten möchte, sollte darauf achten, dass die Software entsprechend ausbaufähig ist.

Zu beachten ist ebenfalls, dass die 2D- und 3D-Software-Bausteine sinnvoll aufeinander aufbauen – also sowohl einzeln als auch gemeinsam eingesetzt werden können.

Damit kann der Anwendersozusagen in die fertig erstellte Veranstaltung eintreten und sich virtuell im Raum bewegen. Namhafte Software-Anbieter bieten solch ein i-Tüpfelchen als kostenlosen Mehrwert für die 3D-Software an.

Sehr wichtig – und oft nur wenig beachtet – sind die Themen Service und Support. Denn neben dem
Preis sollten unbedingt folgende Fragen vor dem Kauf geklärt werden:

• Welcher Service wird angeboten?
  Z. B. Datenimport vorhandener Pläne, Erstellung des Grundrissplanes, Aufmaß-Erstellung, usw.
• Welche Schulungsmöglichkeiten bestehen?
  Z. B. Schulung vor Ort, im eigenen Haus, Online-Schulung, Individualschulung
• Was bietet die Software?
  Z. B. 3D-Ausbaustufen, Handbuch, Online-Hilfe
• Was beinhaltet die Software-Pflege?
  Z. B. regelmäßige Updates, kostenloser Support (per Telefon und TeamViewer)

Wer in der Eventbranche tätig ist, musste schon immer sehr flexibel sein. Jede Veranstaltung ist anders – jeder Kunde hat eigene Vorgaben im Hinblick auf Raumgröße, Bestuhlungsvarianten, Anzahl der Personen usw.

Seit Beginn der Corona Pandemie ist jedoch ein Höchstmaß an Flexibilität erforderlich! Denn Regeln und Vorgaben, wann, wie, mit welchen Abständen und mit wie vielen Teilnehmern eine Veranstaltung stattfinden kann, werden häufig geändert – und die Planung muss unter Umständen ganz kurzfristig angepasst werden.

An einer digitalen Planung geht daher inzwischen kein Weg mehr vorbei. Denn digital lässt sich in nur wenigen Minuten (!) die gesamte Veranstaltung planen und auch schnell entsprechend den neuen Vorgaben wieder ändern. Einmal erstellt Pläne können außerdem jederzeit wiederverwendet werden.

Denken Sie in neuen Dimensionen und informieren Sie sich über CADdy++ Eventplanung – der modernen, digitalen 2D-/3D-Lösung für Veranstaltungen aller Art.