In digitaler Form liefert der Grundrissplan die ideale Basis für eine maßstäbliche Gestaltung der Raum- und Bestuhlungsplanung.

Liegt der Grundrissplan – im besten Fall – als DXF- oder DWG-Datei vor, kann er in die meisten Software-Programme problemlos importiert werden. Falls nicht (z. B., wenn lediglich PDF- oder JPG-Dateien vorhanden sind), bieten viele Software-Anbieter die Möglichkeit an, in Dienstleistung den Grundrissplan im CAD-Format zu erstellen.

Einige Anbieter erledigen sogar die Aufmaß-Erstellung der Räumlichkeiten, falls gar keine Pläne vorhanden sind. Im Zweifelsfall also einfach mal anfragen!

Halbwegs geübte Anwender sollten bereits nach kurzer Zeit in der Lage sein, digitale, maßstabsgerechte Bestuhlungen in wenigen Minuten zu erstellen. Tische, Stühle, Tisch-Stuhlgruppen oder anderes Event-Inventar sollten dafür in einer umfangreichen Symbol-Bibliothek zur Verfügung stehen.

Der große Vorteil der digitalen Pläne: Sind sie einmal erstellt, können sie jederzeit wiederverwendet oder mit nur geringem Aufwand verändert werden. Gute Programme liefern zusätzlich auch Informationen zu den Richtlinien der Muster-Versammlungsstätten-Verordnung (MVStättVO).

Alle Rettungswege sollten mit Hilfe der Software-Lösung schnell und komfortabel eingezeichnet werden können. Dabei sollte die Software automatisch erkennen, ob Tische, Stühle oder anderes Inventar im Fluchtwegebereich platziert sind – und dieses entsprechend aus dem Bestuhlungsplan entfernen.

Eine integrierte Bibliothek mit entsprechenden Piktogrammen aus den Bereichen Brandschutz-, Gebots-, Rettungszeichen usw. sollte enthalten sein. Diese Piktogramme können dann als Bilddatei direkt in die Zeichnung eingefügt werden

Zur besseren Übersicht sollte die Planungs-Software über die Möglichkeit verfügen, eine automatische Nummerierung aller Stühle und Tische vorzunehmen. Das hat den Vorteil, dass nicht jeder Stuhl einzeln angeklickt und beschriftet werden muss. Wichtig dabei ist, dass sowohl einzelne Reihen als auch ganze Blöcke durchnummeriert werden können.

Für die Veranstaltungstechniker und für eine genaue Kalkulation ist eine Inventarliste der gesamt benötigten Stühle, Tische und anderem Inventar von großer Bedeutung. Diese sollte auf Knopfdruck generiert werden können.

Vielen Personen fällt es schwer, sich eine Veranstaltung mit Hilfe einer 2D-Zeichnung vorzustellen. 3D-Räume hingegen liefern einen sehr realistischen Eindruck von der Veranstaltung. Die 3D-Veranstaltungsbilder eignen sich ideal – nicht nur für eine ansprechende Präsentation bei Kunden – sondern auch für die Einbindung in die eigene Internet-Seite oder anderes Marketing-Material.

Einige Software-Unternehmen bieten sowohl 2D- als auch 3D-Software an. Hierbei wird meist die fertige 2D-Planung mit wenigen Mausklicks in eine anschauliche 3D-Präsentation verwandelt. Wer also auch 3-dimensional arbeiten möchte, sollte darauf achten, dass die Software entsprechend ausbaufähig ist.

Zu beachten ist ebenfalls, dass die 2D- und 3D-Software-Bausteine sinnvoll aufeinander aufbauen – also sowohl einzeln als auch gemeinsam eingesetzt werden können.

Das i-Tüpfelchen für die professionelle 3D-Präsentation bieten Software-Programme, aus denen sich per Knopfdruck aus dem 3D-Plan ein virtueller Rundgang erzeugen lässt.

Damit kann der Anwendersozusagen in die fertig erstellte Veranstaltung eintreten und sich virtuell im Raum bewegen. Namhafte Software-Anbieter bieten solch ein i-Tüpfelchen als kostenlosen Mehrwert für die 3D-Software an.

Sehr wichtig – und oft nur wenig beachtet – sind die Themen Service und Support. Denn neben dem
Preis sollten unbedingt folgende Fragen vor dem Kauf geklärt werden:

• Welcher Service wird angeboten?
  Z. B. Datenimport vorhandener Pläne, Erstellung des Grundrissplanes, Aufmaß-Erstellung, usw.
• Welche Schulungsmöglichkeiten bestehen?
  Z. B. Schulung vor Ort, im eigenen Haus, Online-Schulung, Individualschulung
• Was bietet die Software?
  Z. B. 3D-Ausbaustufen, Handbuch, Online-Hilfe
• Was beinhaltet die Software-Pflege?
  Z. B. regelmäßige Updates, kostenloser Support (per Telefon und TeamViewer)